Sygnaliści - kodeks postępowania

1. Polityka Ochrony Sygnalistów określa szczegółowo zasady oraz tryb zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa, a także zasady przyjmowania i obsługi wyżej wskazanych zgłoszeń.

2. Przyjmowanie zgłoszeń i naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania Spółki i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach w organizacji.

3. Dokonywanie zgłoszeń możliwe jest za pośrednictwem następujących kanałów komunikacji:

a) mailowo na adres: sygnalisci@spoc.eu

b) na piśmie zaadresowanym do Dział Prawny ul. Szyperska 14, 61-754 Poznań

4. Spółka zapewnia poufność informacji zawartych w zgłoszeniu, oraz, że tożsamość sygnalisty nie zostanie ujawniona osobom innym niż upoważnionym do analizy otrzymanych zgłoszeń, z wyjątkiem sytuacji o których mowa w pkt. 5 i 6 niniejszej Polityki.

5. Osoba dokonująca zgłoszenia może wyrazić zgodę na ujawnienie jej tożsamości lub innych informacji pozwalających na bezpośrednie lub pośrednie zidentyfikowanie jej osoby.

6. Jeżeli osoba dokonująca zgłoszenia nie wyraziła zgody na ujawnienie jej tożsamości, tożsamość sygnalisty oraz wszelkie inne informacje dotyczące zgłoszenia mogą zostać ujawnione wyłącznie jeśli ich ujawnienie jest konieczne w sytuacjach przewidzianych przepisami prawa, w tym dla celów prowadzonych przez wskazane organy państwowe postępowań wyjaśniających lub sądowych. Sygnalista zostanie poinformowany o ujawnieniu przed jego dokonaniem, chyba że, takie powiadomienie mogłoby zagrozić powiązanemu postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu sądowemu.

7. Zgłoszenie powinno być dokonane z dochowaniem należytej staranności i rzetelności. Zgłaszający podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie jego dokonywania. Zgłoszenie naruszenia powinno zawierać:

a) przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia lub naruszenia prawa,

b) datę i miejsce naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,

c) opis sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,

d) wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie,

e) wskazanie świadków naruszenia,

f) wskazanie lub załączenie dowodów i informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie analizy zgłoszenia,

g) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

h) zgodę/brak zgody na ujawnienie tożsamości

8. Osoba odpowiedzialna lub Zespół w terminie 7 dni od dnia wpłynięcia zgłoszenia przekazuje sygnaliście potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że, sygnalista nie wskazał sposobu możliwego kontaktu zwrotnego lub zgłoszenie zostało dokonane anonimowo.

9. Postępowanie wyjaśniające rozpoczyna się z chwilą otrzymania zgłoszenia tj. odczytania e-mail lub daty wpływu do biura zlokalizowanego pod adresem ul. Szyperska 14, 61-754 Poznań. Postępowanie wyjaśniające prowadzi Osoba odpowiedzialna lub Zespół. Osoba dokonująca zgłoszenia nie jest stroną postępowania wyjaśniającego.

10. Osoba odpowiedzialna lub Zespół przekazuje sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia wpłynięcia zgłoszenia lub w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od wpłynięcia zgłoszenia w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, informacje o wyniku postępowania wyjaśniającego oraz o podjętych w wyniku zgłoszenia działaniach następczych.

11. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

12. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:

a) korupcji;

b) zamówień publicznych;

c) usług, produktów i rynków finansowych;

d) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

f) bezpieczeństwa transportu;

g) ochrony środowiska;

h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

i) bezpieczeństwa żywności i pasz;

j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

k) zdrowia publicznego;

l) ochrony konsumentów;

m) ochrony prywatności i danych osobowych;

n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

r) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

13. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.

14. Sygnalista podający nieprawdę lub zatajający prawdę w dokonywanym zgłoszeniu może zostać pociągnięty do odpowiedzialności określonej w przepisach Kodeksu Pracy, w szczególności zachowanie takie może być zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

15. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonania fałszywego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy.

16. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.